em mới vô nghề mảng công ty vận tải, chỗ tính giá thành xăng dầu, cước đường bộ e mù mờ quá, công ty gì 1 tháng cả gần 500 cái hđ dầu. AC nào hỗ trợ em cái bảng tính giá thành, theo dõi chi phí theo phương tiện với ạ! Em xin hậu tạ. em cảm ơn ạ
em mới vô nghề mảng công ty vận tải, chỗ tính giá thành xăng dầu, cước đường bộ e mù mờ quá, công ty gì 1 tháng cả gần 500 cái hđ dầu. AC nào hỗ trợ em cái bảng tính giá thành, theo dõi chi phí theo phương tiện với ạ! Em xin hậu tạ. em cảm ơn ạ
Chào bạn, với tình huống công ty vận tải có gần 500 hóa đơn dầu/tháng, mình hiểu là bạn đang bị “ngợp” ở phần tập hợp chi phí theo xe và tính giá thành chuyến/giá thành tháng.
Theo mình, bạn nên làm bảng theo dõi đơn giản trước, chưa cần làm quá phức tạp ngay từ đầu.
1️⃣ Trước hết, nên tách rõ 3 nhóm chi phí chính của công ty vận tải
Chi phí nhiên liệu: dầu, xăng, nhớt, AdBlue nếu có.
Chi phí cầu đường: BOT, vé đường bộ, phí bến bãi, phí ra vào cảng, phí gửi xe.
Chi phí trực tiếp theo xe: lương tài xế, phụ xe, sửa chữa, bảo dưỡng, khấu hao xe, bảo hiểm xe, định vị, đăng kiểm, phí bảo trì đường bộ.
Nếu bạn gom chung hết vào một bảng thì rất rối.
Bạn nên theo dõi theo từng xe, từng chuyến, từng tháng.
2️⃣ File Excel nên có ít nhất 5 sheet
Sheet 1: Danh mục xe.
Sheet này gồm: biển số xe, loại xe, tải trọng, tài xế phụ trách, định mức dầu/km hoặc lít/chuyến, ngày đưa vào sử dụng.
Mục đích là để khi nhập hóa đơn dầu hoặc chi phí, bạn chỉ cần chọn biển số xe.
Sheet 2: Theo dõi hóa đơn dầu.
Các cột nên có: ngày hóa đơn, số hóa đơn, nhà cung cấp, biển số xe, tài xế, số lít, đơn giá, thành tiền chưa VAT, VAT, tổng tiền, hình thức thanh toán, ghi chú.
Với gần 500 hóa đơn/tháng, sheet này rất quan trọng.
Bạn nên nhập đúng biển số xe cho từng hóa đơn, vì đây là chìa khóa để phân bổ chi phí.
Sheet 3: Theo dõi chuyến xe/doanh thu.
Các cột nên có: ngày chạy, mã chuyến, biển số xe, tuyến đường, khách hàng, điểm đi, điểm đến, số km, số chuyến, doanh thu chưa VAT, VAT, tổng tiền, tài xế.
Sheet này giúp bạn biết xe nào tạo ra bao nhiêu doanh thu.
Sheet 4: Theo dõi chi phí khác theo xe.
Gồm: ngày phát sinh, loại chi phí, biển số xe, nội dung, số tiền chưa VAT, VAT, tổng tiền, có hóa đơn hay không, ghi chú.
Loại chi phí có thể là: cầu đường, sửa chữa, bảo dưỡng, lốp xe, đăng kiểm, bảo hiểm, phí cảng, bến bãi, lương tài xế.
Sheet 5: Bảng tổng hợp giá thành theo xe/tháng.
Các cột nên có: biển số xe, doanh thu, số km, số chuyến, tiền dầu, cầu đường, lương tài xế, sửa chữa, khấu hao, chi phí khác, tổng chi phí, lãi/lỗ theo xe.
Công thức cơ bản là:
Tổng chi phí theo xe = dầu + cầu đường + lương + sửa chữa + khấu hao + chi phí khác.
Lãi/lỗ theo xe = doanh thu theo xe - tổng chi phí theo xe.
Giá thành/km = tổng chi phí theo xe / tổng số km.
Giá thành/chuyến = tổng chi phí theo xe / tổng số chuyến.
3️⃣ Với hóa đơn dầu, bạn nên kiểm soát thêm định mức
Ví dụ mỗi xe có định mức 25 lít/100km.
Nếu trong tháng xe chạy 5.000km thì mức dầu hợp lý khoảng 1.250 lít.
Nếu hóa đơn dầu nhập vào là 1.800 lít thì phải xem lại.
Có thể do xe chạy ngoài sổ, thiếu dữ liệu km, tài xế lấy dầu chưa ghi đúng xe, hoặc định mức chưa phù hợp.
Bạn không nên chỉ nhìn hóa đơn dầu để hạch toán.
Bạn cần đối chiếu với lộ trình, km, chuyến xe, phiếu cấp dầu hoặc bảng kê nội bộ.
4️⃣ Cách xử lý gần 500 hóa đơn dầu/tháng cho đỡ rối
Bạn nên yêu cầu cây xăng hoặc nhà cung cấp xuất kèm bảng kê chi tiết.
Bảng kê nên có ngày đổ dầu, biển số xe, số lít, đơn giá, thành tiền.
Nếu hóa đơn điện tử chỉ ghi tổng, bảng kê chi tiết là căn cứ nội bộ rất quan trọng để phân bổ theo từng xe.
Nếu nhà cung cấp không ghi biển số xe, bạn nên yêu cầu bộ phận điều hành hoặc tài xế ghi phiếu cấp dầu theo từng lần đổ.
Tối thiểu phải có: ngày, biển số xe, tài xế, số lít, tuyến/chuyến liên quan.
5️⃣ Cách tính giá thành đơn giản cho công ty vận tải
Nếu công ty tính theo từng chuyến:
Giá thành chuyến = dầu chuyến đó + cầu đường chuyến đó + lương tài xế phân bổ + chi phí xe phân bổ.
Nếu công ty tính theo từng xe/tháng:
Giá thành xe/tháng = toàn bộ chi phí phát sinh của xe trong tháng.
Nếu công ty tính theo km:
Giá thành 1 km = tổng chi phí xe trong tháng / tổng km xe chạy trong tháng.
Với người mới làm, mình khuyên nên bắt đầu theo xe/tháng trước.
Sau khi dữ liệu ổn rồi mới tách sâu theo từng chuyến.
6️⃣ Những chứng từ nên gom đủ
Hóa đơn dầu.
Bảng kê đổ dầu theo xe.
Lệnh điều xe hoặc bảng theo dõi chuyến.
Bảng kê km đầu kỳ, cuối kỳ.
Hóa đơn cầu đường, vé BOT, ePass/VETC nếu có.
Hóa đơn sửa chữa, bảo dưỡng.
Bảng lương tài xế, phụ xe.
Hồ sơ xe: đăng kiểm, bảo hiểm, khấu hao, hợp đồng thuê xe nếu là xe thuê.
Có đủ các hồ sơ này thì khi giải trình chi phí sẽ an toàn hơn.
7️⃣ Gợi ý cách đặt mã để dễ quản lý
Mỗi xe có một mã riêng, ví dụ: XE001, XE002.
Mỗi chuyến có một mã riêng, ví dụ: CX202601001.
Mỗi loại chi phí có một mã riêng, ví dụ: DAU, BOT, SUACHUA, LUONGTX, KHAUHAO.
Khi nhập dữ liệu, bạn chỉ cần chọn mã xe và mã chi phí.
Sau đó dùng Pivot Table là tổng hợp được ngay.
8️⃣ Công thức Excel bạn nên dùng
Dùng SUMIFS để cộng chi phí theo từng xe, từng tháng.
Dùng XLOOKUP hoặc VLOOKUP để lấy tên tài xế, loại xe, định mức.
Dùng Pivot Table để tổng hợp nhanh doanh thu, chi phí, lãi/lỗ theo xe.
Dùng Data Validation để tạo danh sách chọn biển số xe, tránh nhập sai.
Dùng Conditional Formatting để cảnh báo xe vượt định mức dầu.
9️⃣ Cảnh báo quan trọng về thuế và chi phí
Chi phí dầu, cầu đường, sửa chữa muốn đưa vào chi phí hợp lệ thì cần có chứng từ phù hợp.
Riêng việc phân bổ chi phí theo xe, theo chuyến là quản trị nội bộ, nhưng vẫn nên làm chặt để khi cần giải trình có dữ liệu rõ ràng.
Nếu hóa đơn dầu nhiều nhưng không chứng minh được xe nào sử dụng, tuyến nào sử dụng, phục vụ hoạt động kinh doanh nào thì rủi ro khi giải trình sẽ cao hơn.
Với trường hợp số lượng hóa đơn lớn, bạn nên làm quy trình nội bộ ngay từ đầu, tránh cuối năm mới gom thì rất cực.
🔟 Mẫu bảng đơn giản bạn có thể tự dựng ngay
Bảng 1: Danh mục xe: Biển số xe | Loại xe | Tài xế | Định mức dầu | Ghi chú.
Bảng 2: Hóa đơn dầu: Ngày | Số hóa đơn | Nhà cung cấp | Biển số xe | Số lít | Đơn giá | Thành tiền | VAT | Tổng tiền.
Bảng 3: Chuyến xe: Ngày | Mã chuyến | Biển số xe | Tuyến | Khách hàng | Km | Doanh thu.
Bảng 4: Chi phí khác: Ngày | Biển số xe | Loại chi phí | Nội dung | Số tiền | Hóa đơn | Ghi chú.
Bảng 5: Tổng hợp: Biển số xe | Doanh thu | Dầu | BOT | Sửa chữa | Lương | Khấu hao | Tổng chi phí | Lãi/lỗ.
1️⃣1️⃣ Hướng xử lý thực tế cho bạn mới vào nghề
Bạn đừng cố tính giá thành thật chi tiết ngay từ ngày đầu.
Trước tiên hãy làm sạch dữ liệu theo biển số xe.
Sau đó đối chiếu dầu với km.
Tiếp theo tổng hợp chi phí theo xe/tháng.
Cuối cùng mới tính lãi/lỗ từng xe hoặc từng chuyến.
Làm theo thứ tự này sẽ đỡ rối hơn rất nhiều.
1️⃣2️⃣ Trường hợp nên nhờ hỗ trợ chuyên sâu
Nếu công ty có nhiều xe, nhiều tuyến, nhiều tài xế, hóa đơn dầu quá lớn, hoặc cần xây file Excel tự động có công thức sẵn, bạn nên liên hệ tư vấn có phí để được thiết kế file theo đúng mô hình công ty.
Vì mỗi công ty vận tải sẽ khác nhau: có nơi tính theo chuyến, có nơi tính theo km, có nơi khoán dầu cho tài xế, có nơi dùng thẻ dầu, có nơi dùng xe thuê.
Kết luận ngắn gọn cho bạn:
Bạn cần một file theo dõi theo biển số xe là trọng tâm.
Mỗi hóa đơn dầu, mỗi chi phí BOT, mỗi chuyến xe đều phải gắn với biển số xe.
Khi dữ liệu theo xe đã đúng thì bảng giá thành sẽ tự tổng hợp được.
Đừng làm từ “hóa đơn” trước, hãy làm từ “xe” trước, vì trong công ty vận tải, xe chính là đối tượng tập hợp chi phí quan trọng nhất.