Nhờ ace tư vấn giúp mình trường hợp này. Mình có HKD đăng ký ngành nghề dịch vụ vận tải. Mình cho 1 cty thuê xe tải, hằng tháng cty sẽ trả cho HKD của mình 15 tr. Tổng 180tr/năm. Trước đây mình lập hóa đơn điện tử thông qua tờ khai từng lần phát sinh, nay chuyển sang HKD kê khai, bên thuế có hướng dẫn mình dùng máy tính tiền tạo hóa đơn. Mình chưa hiểu là máy tính tiền đó chỉ dùng qua app hay phải cần hệ thống máy pos này kia? Vì mình ko phải làm về lĩnh vực kế toán nên ko hiểu rõ. Nhờ các bạn tư vấn giúp. Cảm ơn ạ!
Chào bạn 😊
Mình hiểu bạn là HKD dịch vụ vận tải, cho 1 công ty thuê xe tải và thu 15 triệu/tháng (180 triệu/năm) đúng không ạ.
✅ 1) “Hóa đơn từ máy tính tiền” là gì, có phải bắt buộc mua máy POS không
“Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền” thực chất là hóa đơn được lập ngay trên một thiết bị bán hàng và gửi dữ liệu lên cơ quan thuế theo chuẩn.
“Máy tính tiền” không nhất thiết là 1 cái máy POS cồng kềnh, mà có thể là điện thoại, máy tính bảng hoặc máy tính cài phần mềm/app hóa đơn.
Máy POS (nếu có) chỉ là thiết bị hỗ trợ bán hàng và in bill, không phải điều kiện bắt buộc để bạn được lập hóa đơn.
✅ 2) Với mô hình “cho thuê xe tải thu tiền theo tháng” thì dùng máy tính tiền có hợp lý không
Bạn vẫn có thể dùng hóa đơn điện tử theo “từng lần phát sinh” như trước nếu thấy dễ làm và phù hợp hồ sơ.
Nếu cơ quan thuế hướng dẫn bạn chuyển sang “HKD kê khai” và dùng “máy tính tiền” thì hiểu đơn giản là họ muốn bạn lập hóa đơn theo kỳ trả tiền và dữ liệu lên hệ thống đều, thuận tiện quản lý.
Với dịch vụ cho thuê xe theo tháng, bạn không cần quy trình bán lẻ kiểu quét mã hàng, nên bạn chỉ cần một phần mềm hóa đơn có chế độ “máy tính tiền” là đủ.
✅ 3) Bạn cần chuẩn bị gì để dùng hóa đơn từ máy tính tiền
Bạn cần 1 thiết bị có internet (điện thoại/máy tính bảng/máy tính) để lập hóa đơn.
Bạn cần đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo hướng dẫn của cơ quan thuế và theo nhà cung cấp phần mềm hóa đơn bạn chọn.
Bạn cần thông tin hợp đồng cho thuê xe và kỳ thanh toán để lập hóa đơn đúng nội dung.
Nếu bạn muốn in chứng từ giao cho bên thuê ngay tại chỗ thì mua thêm máy in nhiệt là tùy nhu cầu.
✅ 4) Thực tế thao tác “máy tính tiền” thường làm qua app hay phần mềm như thế nào
Nhiều nhà cung cấp cho dùng app trên điện thoại hoặc web trên máy tính để tạo hóa đơn, bạn chỉ nhập người mua, dịch vụ, số tiền, thuế suất, ký hiệu hợp đồng/kỳ tháng.
Sau khi phát hành, hóa đơn sẽ được gửi/đồng bộ theo chuẩn quy định và bạn có thể gửi cho khách qua email/zalo.
Bạn không bắt buộc phải có máy POS nếu bạn không bán lẻ tại quầy.
✅ 5) Cách xuất hóa đơn cho nghiệp vụ của bạn để “đẹp hồ sơ” và dễ làm nhất
Bạn xuất hóa đơn theo từng tháng đúng kỳ công ty trả tiền (ví dụ tiền thuê xe tháng 01/2026 thì xuất trong tháng 01/2026 theo thỏa thuận hợp đồng).
Diễn giải nên ghi rõ “Tiền thuê xe tải tháng … theo HĐ số …” để đối chiếu công nợ dễ và tránh bị hỏi.
Nếu công ty thuê xe có MST và yêu cầu hóa đơn để hạch toán thì bạn lấy đúng tên đơn vị, địa chỉ, MST để xuất cho chuẩn.
Nếu công ty thuê xe không yêu cầu ghi đủ thông tin thì vẫn nên lấy MST vì họ là doanh nghiệp và sau này dễ đối chiếu.
✅ 6) Bạn đang thắc mắc “tờ khai từng lần phát sinh” và “HKD kê khai” khác nhau chỗ nào
“Tờ khai từng lần phát sinh” thường là cách bạn lên cơ quan thuế/điện tử để xin cấp hóa đơn cho từng lần và khai theo từng phát sinh.
“HKD kê khai” là bạn chủ động kê khai định kỳ (tháng/quý) theo hướng dẫn cơ quan thuế và xuất hóa đơn chủ động trên hệ thống phần mềm.
Khi đã là “HKD kê khai” thì việc xuất hóa đơn chủ động bằng giải pháp (trong đó có máy tính tiền) thường sẽ tiện hơn.
✅ 7) Mình gợi ý 2 phương án cho bạn chọn cho dễ hiểu
Phương án A là bạn tiếp tục dùng hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh nếu cơ quan thuế vẫn chấp nhận cách đó cho HKD của bạn.
Phương án B là bạn dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền qua app/web để mỗi tháng bấm phát hành 1 hóa đơn tiền thuê xe là xong.
Bạn không cần mua máy POS nếu bạn không bán lẻ và không cần in bill tại quầy.
✅ 8) Checklist câu hỏi bạn nên hỏi lại cán bộ thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm để khỏi lăn tăn
Bạn hỏi rõ cơ quan thuế đang yêu cầu bạn “bắt buộc dùng máy tính tiền” hay chỉ là “khuyến nghị dùng cho tiện quản lý”.
Bạn hỏi nhà cung cấp hóa đơn của bạn có hỗ trợ chế độ “hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền” cho HKD không.
Bạn hỏi bên phần mềm hướng dẫn giúp bạn quy trình “đăng ký mẫu số/ký hiệu” và cách gửi dữ liệu lên cơ quan thuế.
✅ 9) Căn cứ pháp lý (văn bản còn hiệu lực)
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, hiệu lực từ 01/07/2022 (quy định về hóa đơn, chứng từ).
Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025, hiệu lực từ 01/06/2025 (sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Bạn trả lời giúp mình 3 ý là mình sẽ chỉ đúng “bạn nên đi phương án A hay B” và cách làm ít rối nhất nha 😊
Bạn đang dùng hóa đơn điện tử của nhà cung cấp nào (Viettel, MISA, VNPT, MeInvoice…)?
Bên công ty thuê xe có yêu cầu hóa đơn ghi MST đầy đủ không?
Cơ quan thuế nói bạn kê khai theo tháng hay theo quý?