Dạ các anh chị cho mình hỏi, cty mình thuê phương tiện cơ giới như xe lu, xe đào để thi công trong công trường. Họ không xuất được hóa đơn cho mình thì mình xuất hóa đơn đầu ra ntn được ạ. Mình có 2 trường hợp nghiêm thu: Nghiệm thu theo khối lượng hoàn thành Cho thuê dưới hình thức tính giờ/ ca * Các anh chị có kinh nghiêm cho mình xin ý kiến ạ. Mình cảm ơn.
Chào bạn, việc bên cho thuê xe lu/xe đào không xuất được hóa đơn KHÔNG làm bạn “không xuất được hóa đơn đầu ra” cho công trình đâu ạ 🙂
😊 1) Bạn hiểu đúng bản chất để khỏi rối
🙂 “Thuê xe lu/xe đào” là CHI PHÍ đầu vào của công trình
🙂 “Hóa đơn đầu ra” là hóa đơn bạn xuất cho CHỦ ĐẦU TƯ theo giá trị nghiệm thu xây lắp
🙂 Vì vậy: bạn vẫn xuất hóa đơn đầu ra theo nghiệm thu với CĐT bình thường, dù chi phí thuê máy đang thiếu hóa đơn
⚠️ 2) Rủi ro lớn nằm ở CHI PHÍ thuê máy thiếu hóa đơn
🙂 Không có hóa đơn/chứng từ hợp lệ thì chi phí thuê máy rất dễ bị loại khi tính thuế TNDN
🙂 Thuế GTGT đầu vào cũng không được khấu trừ (vì không có hóa đơn GTGT hợp lệ)
🙂 Nên mục tiêu của mình là “hợp thức đầu vào” cho khoản thuê máy, chứ không phải dừng xuất hóa đơn đầu ra
✅ 3) Cách xử lý đúng cho đầu vào thuê máy khi bên cho thuê “không xuất được hóa đơn”
🙂 Cách 1: Đổi nhà cung cấp sang đơn vị có xuất hóa đơn điện tử (an toàn nhất)
🙂 Cách 2: Nếu bên cho thuê là CÁ NHÂN (không có công ty) thì làm theo hướng “thuê tài sản/dịch vụ của cá nhân” và doanh nghiệp kê khai nộp thuế thay theo quy định (có chứng từ nộp thuế thay để đưa vào chi phí)
🙂 Cách 3: Nếu bên cho thuê là đội/nhóm thi công nhưng không chịu xuất hóa đơn và cũng không làm được kê khai thuế thay theo hướng cá nhân, thì chi phí này rủi ro cao và bạn nên xác định trước là rất khó đưa vào chi phí hợp lệ
🧾 4) Bộ hồ sơ tối thiểu bạn nên làm cho “thuê máy” để còn bảo vệ chi phí
🙂 Hợp đồng thuê máy/thuê thiết bị (ghi rõ loại máy, biển số/số khung nếu có, đơn giá, cách tính, thời gian, người vận hành do ai chịu)
🙂 CCCD bên cho thuê (nếu cá nhân) hoặc giấy ĐKKD/MST (nếu hộ/công ty)
🙂 Biên bản bàn giao máy vào công trường và biên bản trả máy
🙂 Nhật ký máy/phiếu xác nhận ca máy theo ngày (có ký xác nhận chỉ huy trưởng hoặc kỹ thuật công trường)
🙂 Biên bản nghiệm thu khối lượng/giờ máy theo kỳ (tuần/tháng)
🙂 Bảng thanh toán + đề nghị thanh toán + chứng từ chi tiền (từ 20 triệu trở lên nên chuyển khoản để an toàn hồ sơ)
🙂 Nếu DN nộp thuế thay cá nhân thì lưu thêm tờ khai và chứng từ nộp thuế thay (đây là “mảnh ghép” quan trọng để chi phí được chấp nhận)
🧱 5) Về “hóa đơn đầu ra” bạn xuất cho CĐT như thế nào
🙂 Bạn xuất hóa đơn theo GIÁ TRỊ NGHIỆM THU/HOÀN THÀNH từng đợt, từng hạng mục, hoặc theo giai đoạn trong hợp đồng xây lắp
🙂 Thời điểm xuất hóa đơn bám theo biên bản nghiệm thu/biên bản bàn giao khối lượng hoàn thành (không phụ thuộc việc bạn đã có đủ hóa đơn đầu vào hay chưa)
🙂 Trên hóa đơn ghi nội dung kiểu: “Giá trị xây lắp hoàn thành đợt … theo biên bản nghiệm thu số … ngày …” để dễ đối chiếu
🧩 6) Với 2 kiểu nghiệm thu của bạn thì làm hồ sơ và tính tiền thuê máy như sau
😊 Trường hợp A: Nghiệm thu theo khối lượng hoàn thành (m3 đất, m2 nền, m dài…)
🙂 Hợp đồng thuê máy ghi rõ: máy phục vụ hạng mục nào, đơn giá theo khối lượng hoặc theo định mức ca máy
🙂 Hồ sơ nghiệm thu: biên bản nghiệm thu khối lượng hoàn thành + bảng xác nhận khối lượng có sử dụng máy (kèm nhật ký máy)
🙂 Bảng thanh toán thuê máy: bám theo “khối lượng hoàn thành” hoặc “định mức ca máy” đã thỏa thuận trong hợp đồng thuê
😊 Trường hợp B: Thuê theo giờ/ca (giờ * đơn giá hoặc ca * đơn giá)
🙂 Làm “Phiếu xác nhận ca máy” theo ngày, tối thiểu có 5 cột: ngày, giờ bắt đầu, giờ kết thúc, tổng giờ/ca, người xác nhận
🙂 Cuối tuần/tháng làm “Bảng tổng hợp ca máy” để ra tổng số giờ/ca cần thanh toán
🙂 Biên bản nghiệm thu dịch vụ thuê máy theo kỳ: “Tổng … ca máy từ ngày … đến ngày …” kèm bảng tổng hợp và nhật ký máy
🚫 7) Những lỗi hay bị loại chi phí (bạn né giúp mình)
🙂 Chỉ có phiếu chi tiền mà không có hợp đồng + nghiệm thu + bảng xác nhận ca máy
🙂 Trả tiền mặt nhiều lần cho khoản lớn mà không có chứng từ/đối soát rõ
🙂 Nội dung hợp đồng mập mờ “thuê máy trọn gói” nhưng không có căn cứ tính ra số tiền
🙂 Không có chứng từ nộp thuế thay khi thuê của cá nhân nhưng lại hạch toán chi phí đầy đủ như có hóa đơn
✅ 8) Chốt hướng làm nhanh nhất cho bạn ngay lúc này
🙂 Bạn xác định giúp “bên cho thuê” là công ty/hộ kinh doanh hay cá nhân (chỉ cần nhìn họ có MST và xuất được hóa đơn điện tử không)
🙂 Nếu là cá nhân: chốt hợp đồng + nghiệm thu + bảng ca máy + chuyển khoản + làm nghĩa vụ thuế thay để hợp thức chi phí
🙂 Nếu là hộ/công ty: yêu cầu họ xuất hóa đơn, không thì đổi nhà cung cấp để tránh rủi ro bị loại chi phí
🙏 Để mình chỉ đúng “bộ hồ sơ và cách nộp thuế thay” theo đúng case của bạn, bạn trả lời giúp mình 3 dòng nha 🙂
🙂 Bên cho thuê là cá nhân hay hộ kinh doanh/công ty (có MST không)
🙂 Giá trị thuê máy dự kiến mỗi tháng khoảng bao nhiêu
🙂 Bên bạn là nhà thầu chính xuất hóa đơn xây lắp cho CĐT hay bạn chỉ là thầu phụ xuất hóa đơn cho nhà thầu chính