Anh chị cho em hỏi khi thanh toán cho nhà cung cấp mà số tiền mình thanh toán thấp hơn khoảng 2 triệu so với hoá đơn họ xuất thì có rủi ro không ạ. Nếu được thì cách giải quyết trên sổ sách như thế nào ạ.
Chào bạn, chuyện “thanh toán thấp hơn hóa đơn khoảng 2 triệu” có thể hoàn toàn hợp lý, nhưng rủi ro nằm ở chỗ: bạn có chứng từ giải thích phần chênh lệch hay không thôi nha 🙂
✅ 1️⃣ Trước hết: thanh toán thấp hơn hóa đơn có rủi ro không?
⚠️ Có rủi ro nếu bạn thanh toán thiếu mà không có thỏa thuận/biên bản/điều chỉnh kèm theo, vì khi đối chiếu công nợ sẽ bị “lệch”
✅ Không rủi ro nếu phần chênh lệch 2 triệu có lý do rõ ràng và có chứng từ hợp lệ (giảm giá, chiết khấu, bù trừ, trả lại hàng…)
✅ 2️⃣ Các nguyên nhân hợp lý thường gặp (và cách xử lý đúng chứng từ)
🏷️ Trường hợp A: Nhà cung cấp giảm giá/chiết khấu sau khi đã xuất hóa đơn
➡️ Cách chuẩn: đề nghị họ lập hóa đơn điều chỉnh giảm hoặc hóa đơn thay thế/điều chỉnh theo quy định hóa đơn điện tử
📌 Khi đó: công nợ giảm, chi phí/giá vốn giảm, thuế GTGT đầu vào cũng giảm tương ứng (nếu có)
📦 Trường hợp B: Trả lại hàng/giảm khối lượng, chất lượng không đạt
➡️ Cách chuẩn: biên bản trả hàng/giảm giá + hóa đơn điều chỉnh giảm của nhà cung cấp
🧾 Trường hợp C: Hai bên bù trừ công nợ (bạn vừa là khách, vừa là nhà cung cấp của họ)
➡️ Cách chuẩn: biên bản bù trừ công nợ, đối chiếu công nợ có chữ ký 2 bên
💸 Trường hợp D: Bạn giữ lại 2 triệu để “phạt/đền bù/khấu trừ” (giao trễ, thiếu chứng từ, vi phạm hợp đồng…)
➡️ Cách chuẩn: phải có điều khoản hợp đồng hoặc biên bản xác nhận phạt/giảm trừ, và tốt nhất vẫn nên để nhà cung cấp xuất hóa đơn điều chỉnh giảm phần bị trừ (để khớp doanh thu – chi phí)
🧮 Trường hợp E: Chỉ đơn giản là bạn “chưa thanh toán hết”, còn nợ lại 2 triệu
➡️ Cách xử lý: ghi nhận còn phải trả 2 triệu trên công nợ, khi nào thanh toán tiếp thì trả nốt (không cần điều chỉnh hóa đơn)
✅ 3️⃣ Cách hạch toán trên sổ sách theo từng trường hợp (dễ làm)
📌 Nếu bạn “chưa trả hết” (còn nợ 2 triệu)
🧾 Khi nhận hóa đơn: ghi nhận đủ giá trị hóa đơn vào 152/156/621/642… và 133 (nếu có VAT), có 331 tổng tiền hóa đơn
🏦 Khi trả tiền ít hơn: N331 / C112 theo số bạn đã trả
📌 Sổ công nợ 331 vẫn còn dư 2 triệu, không có gì sai cả
📌 Nếu “giảm giá/chiết khấu/trả lại hàng” làm giảm đúng 2 triệu
🧾 Bắt buộc có: biên bản + hóa đơn điều chỉnh giảm từ nhà cung cấp
➡️ Khi có hóa đơn điều chỉnh giảm: hạch toán giảm chi phí/giá vốn/tồn kho và giảm thuế GTGT đầu vào (nếu có), đồng thời giảm 331
➡️ Sau đó đối chiếu lại: số còn phải trả = số đã thanh toán (khớp đẹp)
📌 Nếu “bù trừ công nợ”
🧾 Lập biên bản bù trừ + đối chiếu công nợ
➡️ Hạch toán bù trừ: N331 / C131 (hoặc ngược lại tùy bạn đang phải trả hay phải thu) đúng số bù trừ
✅ 4️⃣ Điểm quan trọng về thuế (để bạn tránh bị loại chi phí/thuế)
🧷 Nếu hóa đơn từ 20 triệu trở lên (giá thanh toán đã gồm VAT) và bạn muốn khấu trừ VAT/đưa chi phí hợp lý thì phần thanh toán phải đáp ứng điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định thuế
⚠️ Nếu bạn trả thiếu 2 triệu nhưng phần còn lại sau này lại trả bằng tiền mặt thì hồ sơ sẽ “xấu”, vì cơ quan thuế hay đối chiếu điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt theo tổng giá trị hóa đơn
✅ Cách an toàn: phần còn lại cũng thanh toán qua ngân hàng hoặc xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh giảm cho khớp
✅ 5️⃣ Checklist “an toàn pháp lý” bạn nên làm ngay
📌 Bước 1: Xác định lý do thiếu 2 triệu là “còn nợ” hay “được giảm/khấu trừ/bù trừ”
📌 Bước 2: Nếu là giảm/khấu trừ/trả hàng → xin biên bản + hóa đơn điều chỉnh giảm từ nhà cung cấp
📌 Bước 3: Nếu là còn nợ → theo dõi 331 và thanh toán nốt (ưu tiên chuyển khoản nếu hóa đơn lớn)
📌 Bước 4: Làm đối chiếu công nợ định kỳ để tránh lệch lâu ngày
📚 Căn cứ pháp lý (văn bản còn hiệu lực)
Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14, hiệu lực 01/07/2020
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020, hiệu lực 01/07/2022 (về hóa đơn, chứng từ và xử lý hóa đơn sai sót/điều chỉnh)
Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/09/2021, hiệu lực 01/07/2022 (hướng dẫn hóa đơn điện tử theo Nghị định 123)
Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015, hiệu lực 06/08/2015 (điều kiện chi phí được trừ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt với hóa đơn từ 20 triệu trở lên)
Nếu bạn trả lời giúp mình 3 ý (mỗi ý 1 dòng) mình sẽ chốt đúng “case” và đưa bút toán chuẩn cho bạn luôn nha 😊
🧾 Hóa đơn tổng bao nhiêu tiền và có VAT không
🏦 Bạn thanh toán thiếu 2 triệu vì còn nợ hay vì được giảm/khấu trừ
📑 Bên nhà cung cấp có đồng ý xuất hóa đơn điều chỉnh giảm không