Các anh chị trong nhóm cho e hỏi với ạ. Xe cá nhân biển vàng cho công ty thuê cả xe, cả lái, tính tiền thuê theo chuyến, thanh toán gối tháng. Vậy làm nên làm thế nào để công ty đưa chi phí thuê xe hợp lý nhất ạ.
Các anh chị trong nhóm cho e hỏi với ạ. Xe cá nhân biển vàng cho công ty thuê cả xe, cả lái, tính tiền thuê theo chuyến, thanh toán gối tháng. Vậy làm nên làm thế nào để công ty đưa chi phí thuê xe hợp lý nhất ạ.
Chào bạn, với tình huống này theo mình nên làm theo hướng an toàn như sau:
1️⃣ Xác định đúng bản chất giao dịch
Xe cá nhân biển vàng, cho công ty thuê cả xe và lái, tính tiền theo chuyến thì bản chất gần giống dịch vụ vận tải, không đơn thuần là thuê tài sản.
Vì có cả tài xế, có phát sinh chuyến, có điều hành vận chuyển, nên không nên chỉ làm “hợp đồng thuê xe cá nhân” đơn giản.
2️⃣ Cách làm hợp lý nhất cho công ty
Bên chủ xe nên đăng ký hộ kinh doanh hoặc cá nhân kinh doanh dịch vụ vận tải/cho thuê xe có lái.
Sau đó xuất hóa đơn điện tử cho công ty theo từng chuyến hoặc gộp theo tháng, tùy thỏa thuận và hồ sơ đối soát.
Công ty thanh toán qua ngân hàng nếu giá trị thanh toán thuộc trường hợp bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt.
3️⃣ Bộ hồ sơ công ty nên có
Hợp đồng dịch vụ vận chuyển hoặc hợp đồng thuê xe có lái.
Phụ lục ghi rõ: biển số xe, thông tin tài xế, đơn giá theo chuyến, tuyến đường, cách nghiệm thu, kỳ thanh toán.
Bảng kê chuyến xe hằng tháng.
Lệnh điều xe hoặc phiếu xác nhận chuyến đi.
Biên bản nghiệm thu/đối soát cuối tháng.
Hóa đơn điện tử bên chủ xe xuất cho công ty.
Chứng từ thanh toán.
Bản sao đăng ký xe, giấy phép lái xe, đăng kiểm, bảo hiểm xe.
Nếu xe kinh doanh vận tải thì nên có thêm hồ sơ phù hợp với điều kiện kinh doanh vận tải.
4️⃣ Không nên làm theo hướng nào
Không nên chỉ có hợp đồng thuê xe cá nhân + phiếu chi tiền mặt mà không có hóa đơn.
Không nên ghi là “thuê xe tự lái” trong khi thực tế có cả tài xế.
Không nên để công ty tự lập bảng kê chi phí thay cho hóa đơn nếu đây là dịch vụ vận tải có doanh thu thường xuyên.
Không nên thanh toán gộp tháng nhưng không có bảng kê từng chuyến, vì khi kiểm tra sẽ khó chứng minh chi phí phục vụ hoạt động công ty.
5️⃣ Về tài xế cần lưu ý
Nếu tài xế là người của bên chủ xe, công ty chỉ thuê dịch vụ trọn gói thì không nên chấm công, trả lương, quản lý như nhân viên công ty.
Nếu công ty quản lý tài xế cố định như nhân sự nội bộ thì dễ phát sinh rủi ro bị xem là quan hệ lao động, khi đó cần xem thêm nghĩa vụ lao động, bảo hiểm và thuế tiền lương.
6️⃣ Kết luận thực tế
Cách an toàn nhất là: chủ xe đăng ký kinh doanh phù hợp, xuất hóa đơn điện tử cho công ty, công ty có hợp đồng + bảng kê chuyến + nghiệm thu + thanh toán đầy đủ.
Làm như vậy thì chi phí thuê xe có cơ sở để đưa vào chi phí hợp lý hơn.
Vì trường hợp này liên quan đồng thời thuế, hóa đơn, vận tải và lao động, nếu số tiền lớn hoặc chạy thường xuyên hằng tháng thì bạn nên cho bên tư vấn có phí xem kỹ hợp đồng, dòng tiền và cách xuất hóa đơn trước khi áp dụng.