Sau đó hóa đơn về mình tiến hành nhập kho và các bước hoạch toán như thế nào để hóa đơn đó hết nợ ạ
Anh chị cho e hỏi , sau khi lập chứng từ đặt cọc tiền cho đơn hàng bên phân hệ tiền gửi . Sau đó hóa đơn về mình tiến hành nhập kho và các bước hoạch toán như thế nào để hóa đơn đó hết nợ ạ . E mới làm misa amis nhờ anh chị hướng dẫn giúp e ạ
Chào bạn, với tình huống “đã chi tiền đặt cọc ở phân hệ Tiền gửi, sau đó hóa đơn về + nhập kho, làm sao để hóa đơn hết nợ” thì bạn làm theo đúng 1 nguyên tắc: đặt cọc = TRẢ TRƯỚC cho nhà cung cấp (331), khi ghi nhận hóa đơn thì phát sinh PHẢI TRẢ (331), cuối cùng là BÙ TRỪ để hóa đơn về 0 nợ 😊
😊 1) Bạn hiểu nhanh bản chất để làm đúng ngay từ đầu
😊 Lúc đặt cọc: bạn đang “trả trước cho nhà cung cấp” nên phải lên công nợ 331 bên Nợ (nhà cung cấp đang giữ tiền của mình).
😊 Lúc hóa đơn về + nhập kho: bạn ghi nhận hàng và thuế, đồng thời ghi Có 331 (mình phát sinh phải trả theo hóa đơn).
😊 Cuối cùng: lấy khoản trả trước bù trừ với khoản phải trả để hóa đơn “hết nợ”.
😊 2) Bước 1: Lập chứng từ đặt cọc trong Tiền gửi cho đúng kiểu “Trả trước”
😊 Vào Tiền gửi → Chi tiền (hoặc Ủy nhiệm chi) / Trả tiền nhà cung cấp (tùy bạn đang dùng màn nào).
😊 Chọn đúng Nhà cung cấp (NCC) bạn đã đặt cọc.
😊 Ở mục tính chất thanh toán, chọn “Trả trước/Đặt cọc” (nếu có ô tích “Trả trước” thì tích vào).
😊 Hạch toán chuẩn thường là: Nợ 331 (chi tiết theo NCC) / Có 112.
😊 Lưu ý cực quan trọng: phải chọn đúng NCC và đúng “tài khoản công nợ 331” thì lát nữa mới bù trừ được.
😊 3) Bước 2: Khi hóa đơn về + nhập kho, bạn hạch toán thế nào trên AMIS
😊 Vào Mua hàng → Mua hàng trong nước (hoặc Hóa đơn mua hàng) → chọn loại có “Nhập kho”.
😊 Chọn đúng Nhà cung cấp (đúng y NCC đã đặt cọc).
😊 Khai báo hàng hóa, kho, số lượng, đơn giá, thuế GTGT theo hóa đơn.
😊 Nếu là hàng hóa: thường hạch toán Nợ 156 (hoặc 152/153 tùy loại) / Nợ 1331 (nếu được khấu trừ) / Có 331.
😊 Nếu là chi phí dịch vụ không nhập kho: thường hạch toán Nợ 642/627/641… / Nợ 1331 / Có 331.
😊 Cất hóa đơn xong, bạn sẽ thấy hóa đơn đang “có nợ” ở công nợ phải trả NCC (vì Có 331).
😊 4) Bước 3: Làm cho hóa đơn “hết nợ” bằng cách bù trừ với tiền đặt cọc
😊 Cách dễ nhất trong AMIS là tạo chứng từ “Thanh toán” cho hóa đơn và chọn dùng khoản trả trước để cấn trừ.
😊 Bạn vào Mua hàng → Thanh toán (hoặc vào ngay trong hóa đơn có nút “Thanh toán”).
😊 Chọn NCC → hệ thống thường hiện danh sách chứng từ cần thanh toán (hóa đơn) và các khoản “đã trả trước”.
😊 Chọn hóa đơn cần cấn trừ, sau đó chọn phần “Cấn trừ/ Bù trừ với trả trước” (tên nút có thể là “Bù trừ công nợ” hoặc “Cấn trừ”).
😊 Nhập số tiền cấn trừ đúng bằng số đặt cọc (hoặc đúng phần bạn muốn cấn).
😊 Nếu đặt cọc = đúng bằng tiền phải trả của hóa đơn → sau khi cấn, công nợ hóa đơn = 0 là xong.
😊 Nếu đặt cọc < tiền hóa đơn → sau khi cấn, hóa đơn còn dư nợ, bạn thanh toán phần còn lại bằng chi tiền 112 sau.
😊 Nếu đặt cọc > tiền hóa đơn → sau khi cấn, hóa đơn = 0, phần tiền thừa vẫn nằm ở “Trả trước NCC” để cấn cho lần mua sau.
😊 5) Bạn kiểm tra đã “hết nợ” đúng chưa ở đâu
😊 Vào Báo cáo → Công nợ phải trả → xem theo từng NCC, hóa đơn đó phải về 0.
😊 Vào Sổ chi tiết tài khoản 331 theo NCC → bạn sẽ thấy 1 dòng trả trước (Nợ 331) và 1 dòng hóa đơn (Có 331) đã được bù trừ.
😊 Vào danh sách Hóa đơn mua hàng → cột trạng thái thanh toán thường sẽ chuyển sang “Đã thanh toán/Đã cấn trừ” (tùy cách hiển thị).
😊 6) Lỗi hay gặp khiến “cấn rồi mà vẫn còn nợ” và cách xử lý
😊 Chọn sai Nhà cung cấp ở chứng từ đặt cọc hoặc ở hóa đơn → sửa lại cho trùng đúng 1 NCC.
😊 Chứng từ đặt cọc bạn hạch toán nhầm sang 141/138/642… thay vì 331 → cần sửa chứng từ chi tiền về Nợ 331 thì mới cấn được.
😊 Đặt cọc ghi theo “đối tượng khác” không phải NCC → hệ thống không hiểu là trả trước nhà cung cấp, phải chỉnh lại đối tượng.
😊 Đặt cọc và hóa đơn khác tiền tệ hoặc khác “tài khoản công nợ” → cần thống nhất cùng 331 và cùng loại tiền.
😊 Bạn nhập kho bằng “Phiếu nhập” rời nhưng quên bước “Hóa đơn mua hàng” → vẫn thiếu bút toán Có 331 nên công nợ không chạy đúng, hãy ghi nhận hóa đơn mua hàng đầy đủ.
😊 Nếu bạn gửi mình 2 ảnh chụp màn hình (che số tiền cũng được) gồm: chứng từ đặt cọc ở Tiền gửi và hóa đơn mua hàng, mình chỉ đúng bạn bấm chỗ nào để cấn trừ ra 0 ngay trong AMIS nhé 😊