EM có thể xuất hóa đơn dựa theo hợp đồng, bảng kê và phiếu giao hàng mà chưa có hóa đơn đầu vào không ạ?
Chào bạn, với tình huống mua vào – bán ra lệch kỳ xuất hóa đơn như bạn mô tả thì xử lý được nha ✅
Điểm quan trọng nhất là: Hóa đơn đầu ra KHÔNG bị “bắt buộc” phải chờ có hóa đơn đầu vào rồi mới được xuất ⚠️
✅ 1) Bạn có được xuất hóa đơn đầu ra khi chưa có hóa đơn đầu vào không
Bạn ĐƯỢC xuất hóa đơn đầu ra dựa trên hợp đồng, phiếu giao hàng, biên bản giao nhận, xuất kho khi bạn đã giao hàng cho khách.
Bạn vẫn PHẢI lập hóa đơn đúng thời điểm bán hàng hóa, tức thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc đã thu tiền hay chưa.
Việc “chưa có hóa đơn đầu vào” chỉ ảnh hưởng đến thời điểm bạn được kê khai khấu trừ VAT đầu vào (nếu công ty bạn kê khai theo khấu trừ), chứ không phải điều kiện để được xuất hóa đơn đầu ra 🧾
📌 2) Nhưng bạn phải chú ý “thời điểm lập hóa đơn” để không bị sai thời điểm
Nếu bạn giao hàng nhiều lần trong kỳ (giao nhiều chuyến, nhiều ngày), thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều PHẢI lập hóa đơn cho phần hàng đã giao tương ứng.
Nên việc bạn bán theo 2 kỳ (26–10 và 11–25) chỉ phù hợp khi thực tế bạn giao hàng đúng theo 2 lần bàn giao lớn, hoặc bạn tách hóa đơn theo từng lần giao đúng quy định 📦
Nếu thực tế bạn giao hàng từ 01/01 đến 10/01 nhiều lần, bạn không được dồn tới 10/01 rồi mới xuất 1 hóa đơn “gom” cho cả giai đoạn đó, vì mỗi lần giao là một lần phải lập hóa đơn 🧠
🧩 3) Vậy case của bạn nên làm theo hướng nào cho an toàn
Bạn xuất hóa đơn đầu ra theo đúng từng lần giao hàng thực tế cho khách (đúng ngày giao hoặc ngày chuyển giao quyền sở hữu).
Bạn hạch toán hàng mua vào theo “hàng về trước – hóa đơn về sau” bằng bộ chứng từ giao nhận và theo dõi công nợ nhà cung cấp. 🧾
Bạn yêu cầu nhà cung cấp cung cấp đầy đủ bảng đối soát giao hàng (từng ngày, từng phiếu giao) để khi họ xuất hóa đơn ngày 25 thì bạn đối chiếu khớp 100%. 📋
Bạn đề nghị nhà cung cấp điều chỉnh điều khoản xuất hóa đơn theo đúng từng lần giao hoặc ít nhất không để lệch quá xa ngày giao, vì trách nhiệm “lập hóa đơn đúng thời điểm” là nghĩa vụ của bên bán. ⚠️
🗂️ 4) Bộ hồ sơ tối thiểu bạn nên có để chứng minh “mua thật – bán thật” khi đầu vào về sau
Hợp đồng mua với nhà cung cấp và phụ lục quy định giao hàng, đối soát, thanh toán. 📑
Đơn đặt hàng hoặc đề nghị mua hàng theo từng đợt (nếu có). 🧾
Phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận hàng hóa có chữ ký 2 bên theo từng lần giao. ✍️
Phiếu nhập kho (hàng về kho bạn) và phiếu xuất kho (bạn giao cho khách) theo đúng ngày giao nhận. 📦
Biên bản đối soát/ bảng kê giao hàng giữa bạn và nhà cung cấp chốt số liệu tới 25 hàng tháng. 📋
Hợp đồng bán với khách và bảng kê/ biên bản nghiệm thu/ giao nhận hàng với khách theo từng lần giao. 🧾
Chứng từ thanh toán (ưu tiên chuyển khoản) để tăng độ tin cậy khi giải trình. 💳
🧮 5) Gợi ý hạch toán “hàng về chưa có hóa đơn” để bạn dễ hình dung
Khi hàng về ngày 01/01 mà chưa có hóa đơn: bạn nhập kho theo chứng từ giao nhận và theo dõi phải trả nhà cung cấp. 🧾
Khi bạn xuất bán ngày 01/01–10/01: bạn xuất kho ghi nhận giá vốn theo phiếu xuất kho và ghi nhận doanh thu theo hóa đơn đầu ra đúng ngày giao. 📌
Đến ngày 25 nhà cung cấp xuất hóa đơn: bạn đối chiếu số lượng – đơn giá – thành tiền đúng với hàng đã nhận, rồi ghi nhận VAT đầu vào (nếu có) theo hóa đơn. ✅
⚠️ 6) Một vài rủi ro hay bị “soi” và cách né
Rủi ro 1: Hóa đơn đầu ra xuất đúng nhưng hồ sơ giao hàng không chặt, dễ bị hỏi nguồn hàng. ⚠️
Cách né: lưu đủ phiếu giao nhận, nhập kho, xuất kho, đối soát và dòng tiền theo từng đối tác. ✅
Rủi ro 2: Nhà cung cấp xuất hóa đơn quá trễ so với ngày giao hàng, họ có thể bị xử lý về sai thời điểm lập hóa đơn. ⚠️
Cách né: yêu cầu họ xuất đúng theo từng lần giao, hoặc ký lại phụ lục quy trình đối soát để họ xuất đúng hạn theo quy định tương ứng từng loại giao dịch.
Rủi ro 3: Bạn kê khai khấu trừ VAT đầu vào trước khi có hóa đơn. ❌
Cách né: chỉ kê VAT đầu vào khi hóa đơn đầu vào về và hợp lệ, còn bán ra thì xuất hóa đơn đúng thời điểm giao hàng. ✅
📚 Căn cứ pháp lý đang áp dụng (còn hiệu lực tại 01/01/2026)
Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực từ 01/07/2022), quy định thời điểm lập hóa đơn tại Điều 9.
Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 20/03/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP (hiệu lực từ 01/06/2025), có nội dung sửa đổi liên quan Điều 9.
Thông tư 32/2025/TT-BTC ngày 31/05/2025 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số điều về hóa đơn, chứng từ (hiệu lực từ 01/06/2025).
Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn (hiệu lực từ 05/12/2020).