E cần lưu giấy tờ gì khi mua hàng nhiều lần của nhà cung cấp ạ, hiện e mới chỉ có hợp đồng nguyên tắc
E cần lưu giấy tờ gì khi mua hàng nhiều lần của nhà cung cấp ạ, hiện e mới chỉ có hợp đồng nguyên tắc
Chào bạn, với tình huống của bạn:
Bạn mua hàng nhiều lần của cùng một nhà cung cấp, hiện mới có hợp đồng nguyên tắc.
Theo mình thì:
1️⃣ Chỉ có hợp đồng nguyên tắc là CHƯA đủ hồ sơ
Hợp đồng nguyên tắc chỉ là thỏa thuận khung ban đầu.
Mỗi lần mua hàng vẫn cần có chứng từ chứng minh hàng hóa/dịch vụ đã phát sinh thật.
2️⃣ Mỗi lần mua hàng bạn nên lưu các giấy tờ sau
Hóa đơn điện tử đầu vào.
Phiếu giao hàng hoặc biên bản giao nhận hàng.
Đơn đặt hàng, báo giá, xác nhận đặt hàng qua email/zalo nếu có.
Phiếu nhập kho nếu là hàng hóa, nguyên vật liệu.
Chứng từ thanh toán: phiếu chi, ủy nhiệm chi, sao kê ngân hàng.
Biên bản đối chiếu công nợ theo tháng/quý nếu mua nhiều lần.
3️⃣ Nếu thanh toán sau hoặc còn công nợ
Bạn nên có bảng theo dõi công nợ từng lần mua.
Cuối tháng hoặc cuối quý nên làm biên bản đối chiếu công nợ với nhà cung cấp.
Khi thanh toán thì lưu thêm chứng từ chuyển khoản hoặc phiếu chi.
4️⃣ Nếu mua hàng giao nhiều lần theo hợp đồng nguyên tắc
Bạn nên làm thêm phụ lục hợp đồng, đơn đặt hàng hoặc bảng kê từng lần giao hàng.
Trong đó nên có: ngày giao, tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, số hóa đơn liên quan.
Cách này giúp hồ sơ rõ hơn khi kế toán kiểm tra hoặc khi cơ quan thuế hỏi.
5️⃣ Lưu ý quan trọng
Nếu giá trị thanh toán thuộc trường hợp bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt thì bạn cần ưu tiên chuyển khoản để an toàn khi tính chi phí và thuế đầu vào.
Nếu chỉ có hóa đơn mà không có chứng từ giao nhận, nhập kho, thanh toán thì hồ sơ vẫn còn yếu.
Nếu chỉ có hợp đồng nguyên tắc mà chưa có hóa đơn thì chưa đủ để ghi nhận chi phí mua hàng.
6️⃣ Gợi ý thực tế cho bạn
Bạn nên tạo 1 bộ hồ sơ theo từng nhà cung cấp gồm:
Hợp đồng nguyên tắc.
Phụ lục hoặc đơn đặt hàng từng lần.
Hóa đơn từng lần.
Phiếu giao hàng/biên bản giao nhận.
Phiếu nhập kho nếu có nhập hàng.
Chứng từ thanh toán.
Biên bản đối chiếu công nợ.
7️⃣ Kết luận
Bạn đang có hợp đồng nguyên tắc là bước đầu tốt rồi.
Nhưng để hồ sơ mua hàng đầy đủ, bạn cần bổ sung chứng từ cho từng lần mua.
Nếu giao dịch giá trị lớn, mua thường xuyên, hoặc liên quan đến khấu trừ thuế/chi phí thuế thì bạn nên liên hệ tư vấn có phí để rà soát hồ sơ cụ thể trước khi hạch toán hoặc quyết toán.