Các anh chị cho em hỏi, bên em có đơn hàng số lượng ít chấp nhận bán lỗ cho khách (để lấy đơn số lượng lớn). Mình cần làm những giấy tờ gì để sau này có thể giải thích nếu bên thuế hỏi ạ?
Chào bạn 😊
😊 Bán lỗ 1–vài đơn để “lấy khách” là chuyện kinh doanh bình thường, thuế hay hỏi vì họ sợ 2 rủi ro: doanh thu khai thấp bất thường hoặc bán cho bên liên quan để chuyển lợi nhuận.
✅ Mục tiêu hồ sơ bạn cần chuẩn bị
😊 Chứng minh đây là “chính sách giá/chiết khấu có chủ đích”, không phải xuất hóa đơn sai, không phải che doanh thu.
😊 Chứng minh giá bán thấp là có căn cứ (khai trương, chào giá dự án, hàng mẫu, combo, xả hàng, giữ khách chiến lược…).
😊 Chứng minh giao dịch là thật: có đơn đặt hàng, giao hàng, thanh toán, đối soát, đối chiếu công nợ.
📌 Bộ hồ sơ “HỢP THỨC BÁN LỖ” nên có (càng đủ càng an toàn)
😊 1) Tờ trình/Đề xuất bán giá đặc biệt (Sales request) nêu rõ: tên khách, mặt hàng, số lượng, giá đề xuất, lý do bán lỗ, lợi ích kỳ vọng (đơn lớn, hợp đồng khung, mở thị trường).
😊 2) Phê duyệt nội bộ (Giám đốc ký/Email phê duyệt/Quyết định) ghi rõ thời gian áp dụng và người chịu trách nhiệm.
😊 3) Báo giá/Quotation gửi khách thể hiện giá đặc biệt (để sau này nói “giá này đã chào chính thức”).
😊 4) Hợp đồng/Đơn đặt hàng/Phụ lục hợp đồng ghi rõ giá bán, điều kiện giao hàng, điều kiện thanh toán.
😊 5) Biên bản giao nhận/phiếu xuất kho/phiếu giao hàng (để chứng minh hàng đã giao thật).
😊 6) Chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi/sao kê/cà thẻ/biên nhận) khớp số tiền trên hóa đơn.
😊 7) Bảng tính giá vốn cho đơn đó (cost sheet): giá nhập/giá thành, chi phí trực tiếp, từ đó ra “mức lỗ” rõ ràng.
😊 8) Email/Zalo trao đổi với khách về mục tiêu “lấy đơn lớn”, “chấp nhận lỗ đơn đầu”, “giá dùng để test”, “giữ khách chiến lược” (in ra lưu cùng bộ hồ sơ).
😊 9) Tài liệu chứng minh “đầu ra lớn” (nếu có): hợp đồng khung, thư dự kiến đặt hàng, biên bản làm việc, lịch đặt hàng các tháng, PO của đơn lớn sau đó.
😊 10) Bảng giá niêm yết chung (price list) + chính sách chiết khấu theo bậc số lượng (để cho thấy đơn nhỏ bị giá cao nhưng bạn đang ưu tiên chiến lược).
🎯 Nếu bạn gọi đây là “giảm giá/khuyến mại” thì làm thêm phần này để chắc hơn
😊 1) Thể hiện rõ trên chứng từ bán hàng: giảm giá theo chương trình, giảm theo đơn hàng đầu tiên, giảm theo hợp đồng khung.
😊 2) Có thông báo/chính sách chương trình (tên chương trình, thời gian, đối tượng áp dụng, mức giảm, cách áp dụng).
😊 3) Nếu chương trình thuộc loại phải thực hiện theo quy định về xúc tiến thương mại thì bạn lưu hồ sơ theo Nghị định về xúc tiến thương mại (nội bộ làm đúng ngay từ đầu sẽ rất “đỡ cãi” khi giải trình).
⚠️ Trường hợp nào thuế hay “soi” kỹ, bạn cần chuẩn bị dày hơn
😊 1) Bán lỗ liên tục nhiều tháng, nhiều khách mà không có lý do (thuế sẽ hỏi mô hình có vấn đề hay đang ghi nhận doanh thu thấp).
😊 2) Bán cho “bên liên quan” (công ty cùng chủ, người thân, công ty có giao dịch liên kết) thì phải lưu thêm hồ sơ giá giao dịch liên kết và nguyên tắc giá thị trường.
😊 3) Giá bán thấp bất thường so với mặt bằng thị trường, chênh quá lớn so với bảng giá công ty (cần giải trình lý do rõ ràng và có phê duyệt).
🧾 Về hạch toán để sổ sách “đẹp” khi cơ quan thuế hỏi
😊 Doanh thu ghi đúng theo hóa đơn đã xuất (giá bán thực tế).
😊 Giá vốn ghi theo phiếu xuất kho/giá thành thực tế để ra lãi lỗ đúng.
😊 Khoản “lỗ” thể hiện ở lợi nhuận gộp là bình thường, không cần tạo “chi phí lạ” để bù.
😊 Tuyệt đối tránh ghi doanh thu 1 đằng, thu tiền 1 nẻo (thu 100 nhưng xuất 50) vì đây mới là rủi ro lớn nhất.
🧩 Mẫu giải trình ngắn gọn (bạn có thể lưu sẵn 1 trang)
😊 “Đơn hàng ngày… bán giá đặc biệt vì là đơn mở khách/đơn thử, công ty áp dụng chính sách giá ưu đãi theo phê duyệt số… nhằm mục tiêu ký hợp đồng/đơn hàng số lượng lớn trong giai đoạn …”
😊 “Giá bán đã được chào và được khách chấp nhận bằng báo giá/PO/hợp đồng kèm theo, hàng đã giao nhận đủ, thanh toán qua …, công ty kê khai doanh thu đầy đủ theo hóa đơn.”
📌 Căn cứ pháp lý (đang còn hiệu lực)
😊 Luật Thuế giá trị gia tăng số 48/2024/QH15 ngày 26/11/2024, hiệu lực 01/07/2025 (nguyên tắc tính thuế GTGT theo giá bán hàng hóa/dịch vụ).
😊 Thông tư 96/2015/TT-BTC ngày 22/06/2015, hiệu lực 06/08/2015 (nguyên tắc chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: phục vụ hoạt động SXKD và có đủ hồ sơ, chứng từ).
😊 Nghị định 132/2020/NĐ-CP ngày 05/11/2020, hiệu lực 20/12/2020 (quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết, áp dụng khi bán cho bên liên quan).
😊 Nghị định 81/2018/NĐ-CP ngày 22/05/2018, hiệu lực 15/07/2018 và Nghị định 128/2024/NĐ-CP ngày 10/10/2024, hiệu lực 01/12/2024 (quy định hoạt động xúc tiến thương mại/khuyến mại nếu doanh nghiệp triển khai theo hình thức khuyến mại).
Nếu bạn trả lời thêm 2 ý, mình sẽ gợi ý “bộ hồ sơ tối giản” đúng ngành của bạn luôn 😊
😊 Bạn bán lỗ là bán cho khách doanh nghiệp (B2B) hay khách lẻ (B2C)?
😊 Bạn xuất hóa đơn GTGT hay hóa đơn bán hàng, và mặt hàng cụ thể là nông sản thô hay đồ uống/quán?