Cả nhà kế toán cho mình hỏi: việc công ty lưu hóa đơn gốc bằng cách tải từ hệ thống hóa đơn điện tử về thì có được chấp nhận không ạ?
Cả nhà kế toán cho mình hỏi: việc công ty lưu hóa đơn gốc bằng cách tải từ hệ thống hóa đơn điện tử về thì có được chấp nhận không ạ?
Chào bạn, với tình huống công ty lưu hóa đơn gốc bằng cách tải từ hệ thống hóa đơn điện tử về:
Theo mình thì:
1️⃣ Được chấp nhận nếu công ty tải và lưu đúng dữ liệu hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử bản chất không phải là tờ giấy gốc.
“Hóa đơn gốc” của hóa đơn điện tử là dữ liệu điện tử của hóa đơn.
Vì vậy, công ty tải hóa đơn từ hệ thống hóa đơn điện tử về để lưu là phù hợp.
Nhưng cần lưu ý: không nên chỉ lưu mỗi file PDF hoặc ảnh chụp hóa đơn.
2️⃣ Nên lưu đủ cả file XML và file PDF
File XML là file dữ liệu gốc của hóa đơn điện tử.
File PDF là bản thể hiện nội dung hóa đơn để kế toán dễ xem, dễ in, dễ đối chiếu.
Khi cơ quan thuế, kiểm toán hoặc đối tác cần kiểm tra, file XML thường là phần quan trọng để xác thực dữ liệu hóa đơn.
Vì vậy, cách an toàn là tải và lưu cả 2 file: XML + PDF.
3️⃣ Nếu chỉ lưu file PDF thì có rủi ro
File PDF nhìn giống hóa đơn, nhưng chỉ là bản thể hiện.
Nếu sau này cần kiểm tra tính hợp lệ, mã cơ quan thuế, chữ ký số, dữ liệu gốc, thì PDF đơn thuần có thể chưa đủ chắc chắn.
Đặc biệt với hóa đơn đầu vào giá trị lớn, hóa đơn phục vụ kê khai thuế, hoàn thuế, quyết toán, công ty nên lưu đủ file XML.
4️⃣ Công ty cần lưu để tra cứu được khi cần
Không chỉ tải về là xong, công ty nên sắp xếp hồ sơ rõ ràng.
Ví dụ lưu theo năm, tháng, nhà cung cấp, khách hàng, số hóa đơn.
Tên file nên đặt dễ tìm như: ngày hóa đơn, tên nhà cung cấp, mã số thuế, số hóa đơn.
Tránh để tình trạng khi thanh tra, kiểm tra thuế thì không tìm lại được hóa đơn.
5️⃣ Có nên in hóa đơn điện tử ra giấy không?
Không bắt buộc phải in ra giấy để coi là hóa đơn gốc.
Nếu cần lưu hồ sơ nội bộ, kẹp chứng từ thanh toán, phiếu nhập kho, hợp đồng… thì công ty có thể in bản PDF ra để tiện theo dõi.
Nhưng bản in đó không thay thế cho dữ liệu điện tử gốc.
Nói dễ hiểu là: in ra để dễ xem, còn lưu điện tử mới là quan trọng.
6️⃣ Cách lưu an toàn nên làm
Tải file XML của hóa đơn.
Tải file PDF của hóa đơn.
Lưu kèm chứng từ liên quan như hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu nhập kho, chứng từ thanh toán.
Kiểm tra thông tin hóa đơn trên hệ thống tra cứu hóa đơn trước khi hạch toán hoặc kê khai.
Sao lưu dữ liệu ở ít nhất 2 nơi, ví dụ máy tính công ty và ổ lưu trữ/cloud nội bộ.
Phân quyền người được sửa, xóa, tải hóa đơn để tránh thất lạc.
7️⃣ Với hóa đơn đầu vào, nên kiểm tra trước khi kê khai
Bạn nên kiểm tra các thông tin chính như:
Tên công ty, mã số thuế, địa chỉ.
Ngày hóa đơn.
Tên hàng hóa, dịch vụ.
Thuế suất.
Tiền trước thuế, tiền thuế, tổng thanh toán.
Mã cơ quan thuế nếu là hóa đơn có mã.
Tình trạng hóa đơn có bị thay thế, điều chỉnh, hủy không.
8️⃣ Kết luận ngắn gọn
Công ty lưu hóa đơn gốc bằng cách tải từ hệ thống hóa đơn điện tử về là được chấp nhận.
Nhưng để an toàn, nên lưu cả XML và PDF, không chỉ lưu bản PDF.
File XML mới là dữ liệu quan trọng nhất của hóa đơn điện tử.
Bản PDF/in giấy chỉ nên xem là bản thể hiện để đọc và lưu hồ sơ cho tiện.
Nếu công ty có nhiều hóa đơn, nên lập quy trình lưu hóa đơn đầu vào, đầu ra rõ ràng để tránh mất dữ liệu khi quyết toán hoặc kiểm tra thuế.
9️⃣ Gợi ý thực tế cho kế toán
Bạn nên tạo thư mục như sau:
Hóa đơn đầu vào 2026.
Hóa đơn đầu ra 2026.
Trong từng thư mục chia tiếp theo tháng.
Mỗi hóa đơn lưu đủ XML, PDF và chứng từ đi kèm nếu có.
Cuối mỗi tháng nên đối chiếu hóa đơn đã lưu với bảng kê mua vào, bán ra và dữ liệu trên phần mềm kế toán.
Nếu hóa đơn giá trị lớn hoặc liên quan hàng hóa tồn kho, tài sản cố định, chi phí lớn thì càng nên lưu kỹ hơn.
Nếu công ty đang bị thiếu file XML của nhiều hóa đơn cũ, nên liên hệ nhà cung cấp hoặc đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn để tải lại.
Trường hợp cần rà soát quy trình lưu hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp, bạn nên liên hệ tư vấn có phí để được kiểm tra kỹ theo tình trạng hồ sơ thực tế.