Em chào anh chị ạ Cty thanh toán tiền hàng mà t10 cty này đã đổi tên với stk, về công nợ e đã theo dõi đúng khách hàng mới, nhưng chị kt thanh toán ko để ý ck tiền vô stk cũ, bây giờ bên kia ck lại từ stk cũ( nd hoàn trả tiền ck nhầm) - bên e ck lại tiền hàng vào đúng stk mới của cty kia thì khi e hạch toán như thế nào ạ. Mong được anh chị hướng dẫn ạ
Chào bạn, với tình huống của bạn:
1️⃣ Bản chất nghiệp vụ
Lần chuyển vào STK cũ rồi được bên kia hoàn lại là một khoản chuyển nhầm, chưa nên coi là thanh toán dứt điểm công nợ.
Chỉ lần chuyển lại vào đúng STK mới của đối tác mới là lần thanh toán công nợ đúng.
2️⃣ Cách hạch toán nên làm
Nếu lúc chuyển nhầm bạn CHƯA hạch toán vào công nợ phải trả người bán, bạn làm như sau:
Khi chuyển nhầm vào STK cũ: Nợ 1388 / Có 112
Khi bên kia hoàn trả tiền chuyển nhầm: Nợ 112 / Có 1388
Khi chuyển lại đúng STK mới để thanh toán tiền hàng: Nợ 331 / Có 112
Cách này là gọn và dễ giải trình nhất vì tách rõ “chuyển nhầm” và “thanh toán công nợ”.
3️⃣ Nếu trước đó bạn đã hạch toán nhầm vào 331 rồi
Khi chuyển nhầm lần đầu bạn đã ghi: Nợ 331 / Có 112
Khi bên kia hoàn tiền về, bạn hạch toán đảo lại: Nợ 112 / Có 331
Sau đó chuyển đúng vào STK mới: Nợ 331 / Có 112
Làm vậy thì số dư công nợ vẫn về đúng bản chất, không bị lệch nhà cung cấp.
4️⃣ Hồ sơ nên lưu để sau này giải trình
Ủy nhiệm chi hoặc chứng từ chuyển khoản lần 1.
Sao kê ngân hàng thể hiện tiền đi và tiền hoàn về.
Nội dung hoàn trả của bên kia ghi rõ là “hoàn trả tiền chuyển nhầm”.
Thông báo đổi tên công ty, đổi tài khoản ngân hàng của đối tác.
Biên bản hoặc email xác nhận giữa 2 bên về việc đã chuyển nhầm STK cũ và thanh toán lại vào STK mới.
Đối chiếu công nợ với đối tác sau khi thanh toán xong.
5️⃣ Lưu ý thuế và kế toán
Bạn nên để nội dung chuyển lại lần 2 ghi rõ: “Thanh toán tiền hàng theo hóa đơn… thay cho khoản chuyển nhầm ngày…”.
Như vậy sau này hồ sơ ngân hàng, công nợ và chứng từ sẽ khớp nhau, dễ chứng minh đây không phải chi 2 lần.
Chứng từ kế toán phải phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phải có đủ căn cứ kèm theo để ghi sổ. Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ban hành ngày 20/11/2015, hiện vẫn còn hiệu lực và đã được sửa đổi một phần bởi Luật số 56/2024/QH15 có hiệu lực từ 01/01/2025. Chế độ kế toán doanh nghiệp hiện vẫn đang thực hiện theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 và Thông tư 53/2016/TT-BTC ngày 21/03/2016 sửa đổi, bổ sung.
6️⃣ Mình chốt ngắn gọn cho bạn
Nên hạch toán khoản chuyển nhầm qua 1388.
Khi tiền về thì xóa 1388.
Lần chuyển đúng mới hạch toán Nợ 331 / Có 112.