em chào các anh chị trong nhóm. Em là chủ doanh nghiệp nhưng không tìm được kt cho cty. Do đó em đang tạm đảm đương phần của kế toán cty.
em chào các anh chị trong nhóm. Em là chủ doanh nghiệp nhưng không tìm được kt cho cty. Do đó em đang tạm đảm đương phần của kế toán cty.
Chào bạn, với tình huống cụ thể của bạn:
Bạn là chủ doanh nghiệp, hiện chưa tìm được kế toán nên đang tạm tự xử lý phần kế toán của công ty.
Theo mình thì bạn làm tạm được, nhưng cần làm theo hướng “an toàn trước, tối giản trước”, đừng cố tự xử lý các nghiệp vụ phức tạp nếu chưa nắm chắc.
1️⃣ Việc đầu tiên: không nên để trống hồ sơ kế toán, thuế
Dù công ty mới, ít phát sinh, chưa có kế toán thì vẫn nên theo dõi ngay từ đầu.
Bạn cần giữ đủ hóa đơn đầu vào, hóa đơn bán ra, sao kê ngân hàng, hợp đồng, phiếu thu, phiếu chi, bảng lương, hồ sơ bảo hiểm nếu có nhân sự.
Thiếu chứng từ từ đầu thì sau này thuê được kế toán cũng rất khó làm lại.
Đặc biệt, bạn không nên để tình trạng “có doanh thu nhưng không theo dõi sổ sách”.
2️⃣ Những việc bạn có thể tự làm tạm thời
Bạn có thể tự lập file Excel theo dõi tiền vào, tiền ra hằng ngày.
Mỗi khoản thu nên ghi rõ ngày thu, khách hàng, nội dung thu, số tiền, hình thức thu, có xuất hóa đơn hay chưa.
Mỗi khoản chi nên ghi rõ ngày chi, nhà cung cấp, nội dung chi, số tiền, thanh toán tiền mặt hay chuyển khoản, có hóa đơn hay chưa.
Bạn nên tạo riêng 4 file cơ bản: doanh thu, chi phí, công nợ phải thu, công nợ phải trả.
Nếu có nhân viên thì thêm file lương, hợp đồng lao động, bảo hiểm, thuế TNCN.
3️⃣ Những việc không nên tự làm nếu chưa chắc
Bạn không nên tự kê khai thuế GTGT, thuế TNDN, thuế TNCN nếu chưa hiểu rõ hồ sơ công ty.
Bạn không nên tự xử lý hóa đơn sai, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế nếu chưa được hướng dẫn cụ thể.
Bạn không nên tự đưa chi phí vào sổ chỉ vì “có chi tiền”.
Bạn không nên tự quyết toán thuế, lập báo cáo tài chính, phân bổ chi phí, khấu hao tài sản nếu chưa có người kiểm tra lại.
Những phần này nếu làm sai thì sau này sửa sẽ mất thời gian và có rủi ro bị truy thu, phạt, tính tiền chậm nộp.
4️⃣ Ưu tiên xử lý hóa đơn trước
Nếu công ty có bán hàng, cung cấp dịch vụ thì cần kiểm tra việc xuất hóa đơn có đúng thời điểm và đúng nội dung không.
Nếu mua hàng, thuê dịch vụ, thuê văn phòng, chạy quảng cáo, mua phần mềm, mua máy móc thì nên lấy hóa đơn đầy đủ.
Với khoản chi không có hóa đơn, bạn vẫn nên lưu chứng từ thanh toán, hợp đồng, biên nhận, bảng kê nội bộ để có căn cứ giải trình.
Tuy nhiên, không phải khoản chi nào có chứng từ nội bộ cũng chắc chắn được tính là chi phí hợp lệ.
Muốn kết luận khoản nào được tính, khoản nào bị loại thì cần xem cụ thể loại chi phí, giá trị, hình thức thanh toán và hồ sơ kèm theo.
5️⃣ Tiền công ty và tiền cá nhân nên tách riêng
Bạn nên dùng tài khoản ngân hàng công ty cho hoạt động của công ty.
Không nên lẫn tiền cá nhân với tiền công ty quá nhiều.
Nếu chủ doanh nghiệp nộp tiền vào công ty thì ghi rõ là góp vốn, cho vay, tạm ứng hay hoàn ứng.
Nếu rút tiền từ công ty ra thì cũng cần ghi rõ lý do.
Đây là điểm rất nhiều chủ doanh nghiệp mới bị rối khi cuối năm làm sổ sách.
6️⃣ Nếu có nhân viên thì phải cẩn thận phần lao động, lương, bảo hiểm
Nếu công ty có thuê người làm thường xuyên, bạn cần lưu hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.
Tiền lương nên có bảng lương, chấm công, chứng từ thanh toán.
Việc tham gia bảo hiểm, khấu trừ thuế TNCN, đăng ký người phụ thuộc nếu có sẽ phụ thuộc vào loại hợp đồng, mức lương và thực tế làm việc.
Phần này không nên tự kết luận khi chưa xem hồ sơ cụ thể.
Nếu công ty đã có nhân sự chính thức, bạn nên nhờ tư vấn riêng để tránh sai từ đầu.
7️⃣ Cách làm tạm trong 1–2 tháng khi chưa có kế toán
Mỗi ngày bạn gom chứng từ và cập nhật Excel.
Mỗi tuần bạn đối chiếu tiền ngân hàng, tiền mặt, hóa đơn đầu ra, hóa đơn đầu vào.
Mỗi tháng bạn chốt một bộ hồ sơ gồm: doanh thu, chi phí, sao kê, hóa đơn, hợp đồng, bảng lương nếu có.
Bạn đặt tên file rõ ràng theo tháng, ví dụ: “Chi phí tháng 05-2026”, “Doanh thu tháng 05-2026”.
Bạn lưu chứng từ bản mềm theo từng thư mục tháng để sau này bàn giao cho kế toán dễ hơn.
8️⃣ Việc nên làm ngay để giảm rủi ro
Bạn nên tìm một kế toán dịch vụ hoặc đơn vị tư vấn nhận rà soát định kỳ theo tháng, chưa cần tuyển full-time ngay.
Nếu công ty ít nghiệp vụ, phương án thuê kế toán ngoài thường tiết kiệm hơn tuyển nhân sự cố định.
Bạn có thể nhờ họ kiểm tra tờ khai, hóa đơn, sổ sách, lương, bảo hiểm và nhắc hạn nộp hồ sơ.
Khi công ty phát sinh nhiều hơn thì mới tính tuyển kế toán nội bộ.
9️⃣ Lưu ý an toàn pháp lý
Mình chưa đủ dữ liệu để kết luận công ty bạn cần kê khai những loại thuế nào, hạn nộp ra sao, có phải tham gia bảo hiểm cho ai hay không, và chi phí nào được tính hợp lệ.
Các nội dung này phải xem thêm: loại hình doanh nghiệp, ngày thành lập, ngành nghề, phương pháp kê khai thuế, doanh thu, hóa đơn đã xuất, nhân sự, hợp đồng, sao kê và tình trạng kê khai hiện tại.
Vì vậy, nếu bạn cần xử lý hồ sơ thật cho công ty, nhất là kê khai thuế hoặc quyết toán, bạn nên liên hệ tư vấn có phí để được rà từng chứng từ và hướng dẫn đúng theo tình trạng thực tế.
🔟 Gợi ý trả lời ngắn cho bạn trong nhóm
Dạ trường hợp của em thì trước mắt nên gom chứng từ và theo dõi Excel đầy đủ từng khoản thu, chi, hóa đơn đầu vào, đầu ra, sao kê ngân hàng, công nợ và lương nếu có nhân viên.
Em có thể tự làm phần ghi chép ban đầu, nhưng không nên tự kê khai thuế, xử lý hóa đơn sai, quyết toán hoặc lập báo cáo tài chính nếu chưa chắc nghiệp vụ.
Tốt nhất em nên thuê kế toán dịch vụ hoặc tư vấn thuế kiểm tra định kỳ theo tháng trong thời gian chưa tuyển được kế toán chính thức.
Làm vậy sẽ an toàn hơn, tránh để sai từ đầu rồi cuối năm sửa rất mệt.